Számla modul

Kapcsolódó szoftverek: GumiHotel 2, MunkaLap 2, RakTár 2, SzámlaTömb 2

A program és a számlázó modul a magyar mellett több különböző nyelvre is átállítható, de mivel magyar számlát csak a magyar nyelvi beállítás esetén lehet vele készíteni, ezért ez a leírás kizárólag a magyar nyelvi beállítások esetén érvényes.

Tartalom

1. A számlázó modul részei és használata

2. Számlázással kapcsolatos szabályok

3. Hibaelhárítás

1. A számlázó modul részei és használata

Ez a rész a Számla modul felületével foglalkozik, amely beágyazódik a programba. A Számla modul grafikus felülete a következő nagyobb részekre tagolódik:

1.1. Modul menüsor

1.2. Kategória sáv

1.3. Központi panel

1.4. Alsó panel

1.5. Másodlagos ablakok

1.1. Modul menüsor

A modul legfontosabb vezérlő elemeit tartalmazza, mint a táblázatok megnyitása, új számla létrehozása és egyéb rekordokkal és számlázással kapcsolatos műveletek. Alapesetben a program menüsor alatti sávban található. Ha a program menüsor át van helyezve az ablak felső részéről más helyre, vagy a program teljes képernyős módban van, akkor a modul menüsor közvetlenül a program fejléce alatt található, vagy az ablak legfelső részén, ha a fejléc nem látható. A Modul menüsor a következő menüpontokat tartalmazza:

1.1.1. Új (Alt + U)

1.1.1.1. Új számla

1.1.1.2. Új sztornó számla

1.1.1.3. Új számlatömb

1.1.2. Számla szerkesztése (Alt + S)

1.1.3. Számlatömb törlése (Alt + T)

1.1.5. Számlatömb lezárása (Alt + Z)

1.1.6. Nyomtatás (Alt + N)

1.1.7. Mentés fájlba (Alt + P)

1.1.8. Másolás vágólapra (Alt + M)

1.1.8.1. Másolás szövegként (Alt + S)

1.1.8.2. E-mail címek másolása (Alt + E)

1.1.9. E-mail (Alt + E)

1.1.9.1. E-mail küldése

1.1.9.2. Rekord küldése e-mailen

1.1.10. Export (Alt + O)

1.1.11. NAV

1.1.12. Beállítások (Alt + B)

1.1.13. Teljes képernyő (Alt + ↑)

1.1.14. Gyorsbillentyűk (Alt + G)

1.1.1. Új (Alt + U)

Új számla vagy számlatömb rekord létrehozása. Számlát a számla modulban és más modulokban is lehet készíteni, ahol a program a számla bizonyos részeit automatikusan kitölti, attól függően, hogy milyen rekordhoz készítünk számlát. A következő lehetőségek közül lehet választani:

1.1.1.1. Új számla

1.1.1.2. Új sztornó számla

1.1.1.3. Új számlatömb

1.1.1.1. Új számla

Új számla készítése és nyomtatása. Ez a funkció elérhető a számlázó modulban és több más modulban is, amelyben rekordhoz készíthető számla. Ha a programban a számlázás nincs élesítve, nem lehet a számlát kinyomtatni és a program nem rögzíti azt. A számla készítésekor érdemes figyelembe venni a következő szabályokat:

  • Az elkészített számla utólag nem módosítható, de sztornózható.
  • A sztornó számla nem sztornózható.

A számlázás folyamata a következő lépésekből áll:

  1. Új számla készítése lehetőség kiválasztása
  2. Számlaszerkesztő ablakban a számla adatainak kitöltése
  3. A számlaszerkesztő ablak tartalmának jóváhagyása az Ok gombot választva
  4. Számla előnézeti ablak: csak akkor jelenik meg, ha a számlaszerkesztőben az Előnézet mutatása kapcsoló be van kapcsolva, itt még vissza lehet lépni a számlaszerkesztő ablakba
  5. Mentés és nyomtatás gomb: ezzel indítható a számla tárolása és nyomtatása
  6. Nyomtatási ablak: itt módosíthatók a nyomtató és a nyomtatás beállításai, de a számlakészítés már nem szakítható meg, csak a nyomtatás, a Mégsem lehetőséget választva a program eltárolja de nem nyomtatja ki a számlát. Ebben az esetben lehetőség van az utólagos számlanyomtatásra, sztornó számla készítésére.

A számlaszerkesztő ablak elemei és működése:

  1. Számlatömb választó legördülő lista: ez bővíthető új számlatömbök létrehozásával.
  2. Fizetési mód
  3. Számla kelte: ez a szabályok szerint szigorúan a számla kiállításának kelte.
  4. Teljesítés: a számlán szereplő szolgáltatások teljesítésénk, illetve a termékek átadásának kelte.
  5. Határidő: a számla kifizetésének határideje, a határidőlista a zöld nyílra kattintva szerkeszthető, de egyedi dátum is kiválasztható.
  6. Kétnyelvű számla: ha ez a kapcsoló be van kapcsolva, a számlán szereplő megnevezéseket angol nyelven is láthatók lesznek a számlán.
  7. Előnézet mutatása: ha ez a kapcsoló be van kapcsolva, akkor a számlaszerkesztő ablak nyugtázását követően egy új ablakban megjelenik a számla előnézeti képe. Itt lehetőség van változtatni a számla megjelenési formáján de a tartalmán már nem. Szerver és kliens módban a száma sorszáma helyett kérdőjelek jelennek meg, mert a nyomtatásig nem lehet megállapítani a számla sorszámát, hiszen mialatt a számla előnézeti ablak nyitva van, de még nem történt meg a nyomtatás, közben a szerverhez kapcsolódó más gépeken is készülhet számla, amely növeli a sorszámot.
  8. Kedvezmény: a gombra kattintva egy új ablak nyílik, amelyben meg lehet adni százalékosan a számla tételeinek kedvezményét. Ki lehet választani, hogy a kedvezmény csak a jelenlegi tételeken módosuljon, vagy a jövőben hozzáadott tételeken is automatikusan módosuljon.
  9. Áfa: a gombra kattintva egy új ablak nyílik, amelyben meg lehet adni a számla tételeinek áfakulcsát. Ki lehet választani, hogy az áfakulcs csak a jelenlegi tételeken módosuljon, vagy a jövőben hozzáadott tételeken is automatikusan módosuljon.
  10. Nettó érték: a számlaszerkesztő ablakban a termék- és szolgáltatáslistára felvitt tételek nettó összege. Az összeg az esetlegesen beállított kedvezményeket is tartalmazza.
  11. Áfaérték: a számlaszerkesztő ablakban a termék- és szolgáltatáslistára felvitt tételek áfaösszege. Az összeg az esetlegesen beállított kedvezményeket is tartalmazza.
  12. Végösszeg: a számlaszerkesztő ablakban a termék- és szolgáltatáslistára felvitt tételek bruttó, áfával terhelt összege. Az összeg az esetlegesen beállított kedvezményeket is tartalmazza.
  13. Fizetett: a számlát kifizették.
  14. Vevő: itt lehet kiválasztani a vevő számlára kerülő adatait. Három része van:
    1. Ügyfélválasztó sáv: ennek segítségével lehet betölteni egy nyilvántartásban szereplő ügyfelet vagy új ügyfelet lehet felvinni a nyilvántartásba. Ez a sáv egy keresőmezőből és gombokból áll:
      1. Keresőmező: segítségével rá lehet szűrni azokra az ügyfelekre, akik rekordjaiban szerepel a beírt kifejezés. A keresőmező mellett három, ha van kiválasztott ügyfél, akkor négy ikon található.
      2. Táblázat ikon: ezt választva megnyílik az ügyfelek táblázata, amelyben ENTER-el, dupla kattintással vagy az Ok gombra kattintva kiválasztható a megfelelő ügyfél. A kiválasztott ügyfél adatai betöltődnek a vevő adatait tartalmazó táblázatba, amelynek tartalma a számlára kerül.
      3. Új ügyfél hozzáadása (+) ikon: segítségével új ügyfél regisztrálható, adatai automatikusan bekerülnek a vevő adatait tartalmazó táblázatba, amelynek tartalma a számlára kerül.
      4. Szerkesztés (ceruza) ikon: csak akkor látszik, ha van kiválasztott ügyfél. Segítségével szerkeszthetők az ügyfél törzsadatai.
      5. Kiválasztás törlése (piros x) ikon: az ügyfélkiválasztás törlésére szolgál. Magát az ügyfelet nem törli a nyilvántartásból.
    2. Címek sáv: csak akkor látszik, ha az ügyfélválasztó sávban van kiválasztott ügyfél, akinek egynél több címe van. Lehetővé teszi a címek közül történő választást. A kiválasztott cím adatai betöltődnek a vevő adatait tartalmazó táblázatba, amely tartalma a számlára kerül. Ügyfél kiválasztásakor több cím esetén a program automatikusan a számlázási címet választja ki, ha van ilyen, ha nincs, akkor a központi címet választja ki.
    3. Vevő táblázat: a kiválasztott ügyfél adatait tartalmazza, amelyek rákerülnek a számlára. Ha az ügyfélválasztó sávban van kiválasztott ügyfél, a táblázat mezői szerkeszthetővé válnak, és a számlára kerülő adatok korrigálhatók vagy bővíthetők. Az ebben a táblázatban végzett adatmódosítások azonban nem jelennek meg az ügyfélnyilvántartásban. A táblázat jobb felső sarkánál található szürke fogaskerék ikon segítségével módosíthatók a vevő táblázat beállításai: a rekordok stílusa, elrendezése és a megjelenő rekordok listája. A táblázat testreszabásához az Adattáblák kezelése rész ad részletes útmutatót.
  15. Eladó: az eladó számlára kerülő adatait tartalmazza, amelyek a program beállításaiban található Szervezet adatai táblázatból kerülnek betöltésre. Ezek az adatok a programbeállításokban is módosíthatók illetve új rekordokkal bővíthetők, amelyről a Beállítások részben olvashat részletes útmutatót. Az eladó adatai a táblázatban átírhatók. Az ebben a táblázatban végzett adatmódosítások azonban nem változnak meg a programbeállításokban. A táblázat jobb felső sarkánál található szürke fogaskerék ikon segítségével módosíthatók a vevő táblázat beállításai: a rekordok stílusa, elrendezése és a megjelenő rekordok listája. A táblázat testreszabásához az Adattáblák kezelése rész ad részletes útmutatót.
  16. Szolgáltatások: a számlán megjelenítendő szolgáltatások listája, két részből áll:
    1. Szolgáltatásválasztó sáv: segítségével a táblázathoz adhatók a kívánt szolgáltatások. Ez a sáv egy keresőmezőből és gombokból áll:
      1. Keresőmező: segítségével rá lehet szűrni azokra a szolgáltatásokra, amelyek rekordjaiban szerepel a beírt kifejezés. A keresőmező mellett négy ikon található.
      2. Táblázat ikon: ezt választva megnyílik a regisztrált szolgáltatások táblázata, amelyben ENTER-el, dupla kattintással vagy az Ok gombra kattintva kiválasztható a megfelelő szolgáltatás. A kiválasztott szolgáltatás rekordja hozzáadódik a kiválasztott szolgáltatások táblázatához.
      3. Új szolgáltatás hozzáadása (+) ikon: segítségével új szolgáltatás regisztrálható, amelynek rekordja hozzáadódik a kiválasztott szolgáltatások táblázatához.
      4. Szerkesztés (ceruza) ikon: Segítségével szerkeszthetők a táblázatban kiválasztott szolgáltatás adatai.
      5. Törlés (piros x) ikon: a táblázatban kiválasztott szolgáltatást törli a listáról.
    2. Szolgáltatás táblázat: a számlázásra kiválasztott szolgáltatások listáját tartalmazza. A táblázatban található szolgáltatás rekordok adatai dupla egérkattintással, ENTER-el, vagy a szerkesztés gomb segítségével módosíthatók, valamint a rekordok a DELETE billentyűvel vagy a törlés ikonra kattintva törölhetők a listáról. A listáról törölt szlgáltatás rekordok nem törlődnek a nyilvántartásból.
  17. Termékek: a számlán megjelenítendő termékek listája, két részből áll:
    1. Termékválasztó sáv: segítségével a táblázathoz adhatók a kívánt termékek. Ez a sáv egy keresőmezőből és gombokból áll:
      1. Keresőmező: segítségével rá lehet szűrni azokra a termékekre, amelyek rekordjaiban szerepel a beírt kifejezés. A keresőmező mellett négy ikon található.
      2. Táblázat ikon: ezt választva megnyílik a regisztrált termékek táblázata, amelyben ENTER-el, dupla kattintással vagy az Ok gombra kattintva kiválasztható a megfelelő termék. A kiválasztott termék rekordja hozzáadódik a kiválasztott termékek táblázatához.
      3. Új termék hozzáadása (+) ikon: segítségével új termék regisztrálható, amelynek rekordja hozzáadódik a kiválasztott termékek táblázatához.
      4. Szerkesztés (ceruza) ikon: Segítségével szerkeszthetők a táblázatban kiválasztott termék adatai.
      5. Törlés (piros x) ikon: a táblázatban kiválasztott szolgáltatást törli a listáról.
    2. Termék táblázat: a számlázásra kiválasztott termékek listáját tartalmazza. A táblázatban található termék rekordok adatai dupla egérkattintással, ENTER-el, vagy a szerkesztés gomb segítségével módosíthatók, valamint a rekordok a DELETE billentyűvel vagy a törlés ikonra kattintva törölhetők a listáról. A listáról törölt termék rekordok nem törlődnek a nyilvántartásból.
  18. Megjegyzés: a számlára írandó megjegyzés. A számla nyomtatvány beállításaiban fix megjegyzés is hozzáadható. A megjegyzés mező jobb oldalán 3 gomb található:
    1. Tördelés: a sortördelés bekapcsolása és kikapcsolása.
    2. Szöveg másolása: a megjegyzés mező tartalmát a vágólapra másolja.
    3. Szöveg beillesztése: a vágólap tartalmát beilleszti a megjegyzés mezőbe.
  19. Ok és Mégsem gomb: ezekkel lehet nyugtázni vagy megszakítani a számla készítését.

Számla előnézeti ablak elemei és működése

  1. Menüsáv:
    1. Oldalbeállítás: ezzel módosítható a nyomtató, papírméret, tájolás és a margók.
    2. Beállítások: a számla nyomtatvány testreszabása, erről a Számla modul beállításai részben olvashat részletesen.
    3. Betűméret
    4. Betűtípus
    5. Másolatok: ennyi másolat készül a számláról az első példányon felül.
    6. Méretező csúszka és gombok: az előnézeti kép kicsinyítésére és nagyítására szolgálnak.
  2. Előnézeti kép: a számla nyomtatási képe. Szerver és kliens módban a számlaszám helyén kérdőjelek láthatók, mivel ezekben a módokban a számla sorszáma a nyomtatáskor kerül meghatározásra. Az egérkurzort a kép fölé helyezve a kép az egérgörgővel nagyítható és kicsinyíthető. Az egérgombot lenyomva tartva a számla lapjai mozgathatók.
  3. Alsó gombsor:
    1. Mentés és nyomtatás: a számla eltárolása és a nyomtatás elindítása. Ha ezt követően nem hagyja jóvá a nyomtatást, a számla akkor is elkészül, és később kinyomtatható illetve szükség esetén sztornózható.
    2. Mégsem: visszalépés a számlaszerkesztő ablakba.
1.1.1.2. Új sztornó számla

A kijelölt számla sztornózása. Csak akkor jelenik meg, ha van kijelölt számla. Használata az Új számla pontban leírtak szerint.

A számla sztornózása fubkció használata tévesen kiállított vagy hibás adatokkal kiállított számla esetén javasolt. A sztornó számlát a számlázási törvények nem különböztetik meg, rendes számlának minősül, amelyben a sztornózott számla tételei negatív előjellel szerepelnek, így ha a sztornózott számla és a kapcsolódó sztornó számla végösszegét összeadjuk, nullát kell kapnunk eredményül. A számlák közül kizárólag a normál Számla típusúak sztornózhatók. Nem sztornózható a Sztornó számla és a Sztornózott számla.

A számla sztornózásának menete:

  1. Ki kell választani a sztornózandó számlát.
  2. A menüben ki kell választani a Számla sztornózása funkciót.
  3. Megjelenik a számlaszerkesztő ablak, amelybe alapesetben be vannak töltve a sztornózott számla tételei negatív mennyiséggel. A számla sztornózása esetén a számlaszerkesztő ablak bizonyos funkciói le vannak tiltva, így nem szerkeszthető a fizetés módja, a dátumok, az eladó és a vevő adatai, a szolgáltatások listája és a termékek listája. A számlaszerkesztő ablak felépítéséről és használatáról az Új számla részben talál részletes leírást.
  4. A sztornózás indoka mezőbe be kell írni, mi az oka a számla sztornózásának.
  5. Az Ok gombbal lehet nyugtázni a számlát vagy a Mégsem gombbal megszakítani a műveletet.
  6. Ha a számlaszerkesztő ablakban be volt állítva az előnézet mutatása, megjelenik a számla előnézeti ablak, ahol még lehetőség van ellenőrizni a sztornó számla tartalmát és módosítani a számla stílusát vagy megjegyzés részét. Az Ok gombbal a program menti a számlát és elindítja a nyomtatást, a Mégsem gombot választva a program visszalép a számlaszerkesztő ablakba. A számla előnézeti ablakról az Új számla részben olvashat részletesen.
  7. Ha a számla előnézeti ablakban a Mentés és nyomtatás gombot választja, a program eltárolja a sztornó számlát és elindítja a nyomtatást.
  8. Megjelenik a nyomtatási ablak. Ha ezen a ponton nem hagyja jóvá a nyomtatást, a számla akkor is elkészül, és később kinyomtatható.
1.1.1.3. Új számlatömb

A programban tetszőleges számú számlatömb készíthető. Az Új számlatömb lehetőséget választva megnyílik a számlatömb szerkesztő ablak. Alapvetően két fajta számlatömböt lehet létrehozni: minta számlatömböt és nem minta számlatömböt. A minta számlatömbhöz csak minta, adóügyi elszámolásra nem alkalmas számlákat lehet készíteni. Érvényes számlák csak aktivált programmal és aktivált számlázó modullal készíthetők.

A számlatömb szerkesztő ablak elemei:

  1. Nyelv: a számlatömb létrehozása után nem módosítható. A számlatömbben csak ezen a nyelven lehet számláz készíteni.
  2. Megnevezés: a számlatömb azonosítására szolgál, a számlatömb elkészülte után bármikor módosítható.
  3. Előtag: a számlatömbhöz kapcsolódó számlák sorszámának előtagja. Nem lehet két azonos előtaggal rendelkező számlatömböt létrehozni. A számlatömb elkészülte után már nem módosítható.
  4. Számjegyek száma: a számlatömbhöz kapcsolódó számlák számjegyeinek száma. A számlatömb elkészülte után már nem módosítható.
  5. Minta számlatömb: ha be van jelölve, csak minta számlák készíthetők a számlatömbhöz. Ha a program nincs aktiválva, csak minta számlatömbök illetve minta számlák készíthetők. A számlatömb elkészülte után már nem módosítható.
  6. Ok és Mégsem gomb: ezekkel lehet nyugtázni vagy megszakítani a számlatömb készítését.

1.1.2. Számla szerkesztése (Alt + S)

A törvénnyel összhangban az elkészült kimenő számla adattartalma nem, csak a kiegészítő adatai szerkeszthetőek, amelyek nem jelennek meg a számlaképen.

  1. Ki kell választani a szerkesztendő számlát.
  2. A menüből ki kell választani a Számla szerkesztése funkciót.
  3. Megjelenik a számlaszerkesztő ablak. A számlaszerkesztő ablak felépítéséről és használatáról az Új számla részben talál részletes leírást.
  4. Módosítani lehet a fizetés tényét és idejét, illetve az egyedi adatmezők tartalmát.
  5. Az Ok gombbal lehet nyugtázni a számlát vagy a Mégsem gombbal megszakítani a műveletet.

1.1.3. Számlatömb törlése (Alt + T)

Ha számlatömb rekord van kijelölve, ezzel a gombbal lehet a kijelölt számlatömböt törölni. A számlatömb kizárólag akkor törölhető, ha üres. A nem üres számlatömböket le lehet zárni. A lezárt számlatömbhöz több számla nem készíthető. Erről a Számlatömb lezárása részben olvashat részletesebben.

Amennyiben tévesen hoztunk létre számlatömböt, két lehetőség van: ha a számlatömbhöz már készültek számlák, akkor le lehet zárni, erről a Számlatömb lezárása részben olvashat részletesebben. Aa a számlatömb üres, akkor a számlatömb törölhető is a következő módon:

  1. A számlatömb táblázatban jelölje ki a törlendő számlatömböt.
  2. A menüben válassza ki a számlatömb törlése funkciót.
  3. Ha a számlatömbhöz mégis kapcsolódnak számlák, a program figyelmezteti rá és nem engedi a szerkesztést. Ha üres a számlatömb, a program megkérdezi, hogy valóban szeretné-e törölni a számlatömböt.
  4. Az Ok és Mégsem gomb segítségével nyugtázza a számlatömb törlését vagy szakítsa meg a műveletet.

1.1.5. Számlatömb lezárása (Alt + Z)

Éves záráskor vagy tévesen létrehozott számlatömb esetén a számlatömböt le lehet zárni. A lezárás végleges, nem visszavonható és a lezárt számlatömbben több számla nem készíthető. A számlatömb lezárásának lépései:

  1. A számlatömb táblázatban jelölje ki a lezárandó számlatömböt.
  2. A menüben válassza ki a számlatömb lezárása funkciót.
  3. Az Ok és Mégsem gomb segítségével nyugtázza a számlatömb lezárását vagy szakítsa meg a műveletet.

1.1.6. Nyomtatás (Alt + N)

Ez a menüpont a számlák utólagos nyomtatására szolgál. A nyomtatás menete:

  1. A számlatáblázatban ki kell jelölni a nyomtatandó számlát.
  2. A Nyomtatás menüpontot választva megjelenik az operációs rendszertől függő nyomtatási ablak.

1.1.7. Mentés fájlba (Alt + P)

A számla táblázatban kiválasztott számla PDF formátumban fájlba menthető. A mentés menete:

  1. Válassza ki a mentendő számlát a táblázatban.
  2. Válassza a Mentés fájlba menüpontot.
  3. Megjelenik a fájlböngésző ablak, amelynek használatáról az Általános funkciók részen belül a Fájlböngésző ablak részben olvashat.
  4. Válassza ki a könyvtárat, amelybe menteni szeretné a számlát és a fájlnevet, amit a létrejövő, számlát tartalmazó PDF dokumentumnak szeretne adni.
  5. A Mentés gombbal mentheti a számlát, a Mégsem gombbal megszakíthatja a műveletet.

1.1.8. Másolás vágólapra (Alt + M)

Számlaadatok másolása vágólapra:

1.1.12.1. Másolás szövegként (Alt + S)

1.1.12.2. E-mail címek másolása (Alt + E)

1.1.8.1. Másolás szövegként (Alt + S)

A számlatáblázatban kiválasztott számla fontosabb adatainak vágólapra másolása:

  • Számlasorszám
  • Eladó
  • Vevő
  • Számla kelte
  • Teljesítés kelte
  • Határidő
  • Fizetés ideje
  • Fizetési mód
  • Nettó érték
  • Áfaérték
  • Bruttó érték
  • Kerekített érték
1.1.8.2. E-mail címek másolása (Alt + E)

Ha a számlatáblázatban nincs kiválasztott rekord, a táblázat összes rekordjából, ha vannak kiválasztott rekordok, akkor azokból kigyűjti az e-mai címeket vesszővel elválasztva, és bemásolja a vágólapra.

1.1.9. E-mail (Alt + E)

Ezzel a funkcióval e-maileket lehet küldeni a számlarekordok mezőiben szereplő e-mail címekre. A funkciógombra kattintva legördülő menü lehetőségei:

1.1.9.1. E-mail küldése

1.1.9.2. Rekord küldése e-mailen

1.1.9.1. E-mail küldése

E-mail küldése a számlatáblázat számla rekordjaiban található e-mail címekre. Ha van kijelölt számlarekord, akkor a program a kijelölt rekordokból kigyűjtött e-mail címeket másolja be az e-mail címzett mezőjébe, ha nincs kijelölt számlarekord, akkor a aprogram a táblázat összes rekordjából kigyűjti az e-mal címeket, és beállítja címzettként. Az e-mail küldése funkció lehetőséget választva megjelenik az e-mail szerkesztő ablak, amelynek használatáról az E-mail modul részben olvashat bővebben.

1.1.9.2. Rekord küldése e-mailen

A számlatáblázatban kiválasztott számla elküldése e-mailen. Ez a menüpont csak akkor látható, ha pontosan egy számlarekord van kiválasztva. A menüpontot választva megnyílik az e-mail szerkesztő ablak, amelybe a program belecsatolja a számla PDF formátumú példányát, a címzett mezőbe pedig bemásolja a számlarekord mezőiben található e-mail címeket. Az e-mail küldéssel kapcsolatban az E-mail modul részben olvashat bővebben.

1.1.10. Export (Alt + O)

A számlatáblázat vagy a számlatömb táblázat rekordjainak fájlba mentése. Lehetőség van az összes rekor és csak a kiválasztott rekordok exportálására. Szűrés esetén csak a szűrt rekordok kerülnek exportálásra. A menüpontot választva megjeleni az export ablak. Az export ablak működésének részletes leírása az Általános funkciók rész Táblázatok részében olvasható.

1.1.11. NAV

1.1.11.1. Számlázó program bejelentése

1.1.11.2. Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

1.1.11.3. ÁNYK / PTGSZLAH nyomtatvány adatszolgáltatás

1.1.11.4. Számlák exportálása PDF formátumban

1.1.11.1. Számlázó program bejelentése

A számlázóprogramok használatba vételét és használatból való kivonását a 23/2014 NGM rendelet értelmében a SZAMLAZO nevű nyomtatványon be kell jelenteni az adóhatóságnak. Ehhez nyújtanak segítséget a menüpontban megjelenített adatok.

1.1.11.2. Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

2016.01.01-től kötelező funkció, amelynek segítségével a kijelölt dátum- és sorszámtartományba eső számlák exportálhatók a 23/2014-es NGM rendelet által meghatározott XML formátumban.

  1. Az eszköztárban kattintson a NAV ikonra
  2. Válassza ki az Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás funkciót.
  3. Megjelenik az exportálás ablak.
  4. Az ablakban állítsa be azt az időszakot és a számlaszám-tartományt.
  5. Az Ok gomb választásával megjelenik a fájlböngésző ablak, amelyben kiválaszthatja az XML fájl helyét és nevét, amely a kimentett adatokat tartalmazza.

1.1.11.3. ÁNYK / PTGSZLAH nyomtatvány adatszolgáltatás

A funkció lehetővé teszi, hogy a számlaadatokat könnyedén, pár kattintással bevigyük az ÁNYK programba, a PTGSZLAA nyomtatványba, amely a pénztárgéphasználatra kötelezett, bizonylat-kibocsátási kötelezettségét kizárólag számlával teljesítő adózók adatszolgáltatásához szükséges. Használata:

  1. Az eszköztárban kattintson a NAV ikonra
  2. Válassza ki az ÁNYK / PTGSZLAH nyomtatvány adatszolgáltatás funkciót.
  3. Megjelenik az exportálás ablak.
  4. Az ablakban állítsa be azt az időszakot, amelyből a számlaadatokat be akarja tölteni a PTGSZLAA nyomtatványba.
  5. Az Ok gomb választásával megjelenik a fájlböngésző ablak, amelyben kiválaszthatja az XML fájl helyét és nevét, amely a kimentett adatokat tartalmazza. A fájlböngésző ablak használatáról az Általános funkciók részen belül a Fájlböngésző ablak részben olvashat.
  6. Az ÁNYK-val nyisson egy új PTGSZLAA nyomtatványt.
  7. Az ÁNYK menüjében keresse meg az importálás funkciót és töltse be az XML fájlt.

1.1.11.4. Számlák exportálása PDF formátumban

A kijelölt dátum- és sorszámtartományba eső számlák exportálása PDF formátumban.

  1. Az eszköztárban kattintson a NAV ikonra
  2. Válassza ki az Számlák exportálása PDF formátumban funkciót.
  3. Megjelenik az exportálás ablak.
  4. Az ablakban állítsa be azt az időszakot és a számlaszám-tartományt.
  5. Az Ok gomb választásával megjelenik a fájlböngésző ablak, amelyben kiválaszthatja a számlákat tartalmazó ZIP fájl helyét és nevét, amely a kimentett adatokat tartalmazza.

1.1.12. Beállítások (Alt + B)

1.1.12.1. Általános beállítások

1.1.12.2. Online számla

1.1.12.1. Általános beállítások (Alt + B)
  1. Alapértelmezett fizetési mód: ha be van állítva, a számlaszerkesztő ablakban automatikusan az itt beállított fizetési mód lesz alapesetben kiválasztva.
  2. Alapesetben kétnyelvű számla: ha be van kapcsolva, a számlajszerkesztő ablakban a kétnyelvű számla funkció alapesetben be lesz kapszolva.
  3. Eredeti példány és másolat feltüntetése a számlán: Nincs értelme bekapcsolni. Ha ez be van kapcsolva, a program az első számlapéldányra az "EREDETI PÉLDÁNY", a többi számlapéldányra a "MÁSOLAT" feliratot nyomtatja. A számla eredeti és másolat példányát 2010 óta nem kell megkülönböztetni, a nemzetgazdasági miniszter rendelete 2010. szeptember 27-ével hatályon kívül helyezte azt a rendelkezést, amely szerint "A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra nyomtatása során biztosítania kell, hogy a számla eredeti és másolati példánya egymástól megkülönböztethető, és eredeti példányként csak 1 példányban legyen nyomtatható."
1.1.12.2. Online számla (Alt + B)

Az Online számla fülön a NAV Online Számla rendszerében készített technikai felhasználó adatait lehet beállítani:

  • Felhasználói név
  • Jelszó
  • XML aláírókulcs
  • XML cserekulcs

Lehetőség van az adatkapcsolat tesztelésére az "Adatkapcsolat ellenőrzése" gombra kattintva.

Alapértelmezett fizetési módok

Fizetési mód Számla kelte Teljesítés ideje Határidő Fizetés ideje 5 Ft-os kerekítés Módosítható
Készpénz Aktuális dátum Tetszőleges dátum Aktuális dátum Aktuális dátum Igen Nem
Utalás Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum - Nem Nem
Csoportos beszedés Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum - Nem Igen
Bankkártya Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum - Nem Igen
PayPal Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum - Nem Igen
Utalvány Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum Aktuális dátum Nem Igen
SzÉP kártya Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum Aktuális dátum Nem Igen
Halasztott készpénz Aktuális dátum Tetszőleges dátum Jövőbeli dátum - Igen Igen
Egyéb beállítások

A NAV adatszolgáltatás esetén bontott formában kéri az adóalany címét és egyéb adatait. Ezért a számlakibocsátó az adatait köteles beállítani a Főmenü -> Beállítások -> Szervezet -> Számlázással kapcsolatos adatok menüpontban.

1.1.13. Teljes képernyő (Alt + ↑)

A teljes képernyős üzemmőd be- és kikapcsolása. Ha a teljes képernyős üzemmód aktív, a program fő menüsávja nem látható. Ez nincs hatással a számlázó modul működésére.

1.1.14. Gyorsbillentyűk (Alt + G)

A ► jel jelentése a táblázatokban: két egymást követő billentyűkombináció, amelyeket egymás után kell alkalmazni.

   
Táblázatok Alt  + D
Keresés Alt  + K
Új Alt  + U
Sztornó Alt  + T
Fizetés Alt  + I
Számlatömb lezárása Alt  + Z
Nyomtatás Alt  + N
Mentés fájlba Alt  + P
Megnyitás új fülön Alt  + F
Megnyitás új ablakban Alt  + A
Másolás vágólapra Alt  + M
E-mail Alt  + E
Táblázat mentése fájlba Alt  + O
Beállítások Alt + B
Teljes képernyű Alt  + Fel
Gyorsbillentyűk Alt  + G
Számlák Alt + D ► Alt + S
Tételek Alt + D ► Alt + L
Számlatömbök Alt + D ► Alt + T
Új számla Alt + U ► Alt + S
Új sztornó számla Alt + U ► Alt + O
Új számlatömb Alt + U ► Alt + T
Másolás szövegként Alt + M ► Alt + S

1.2. Kategória sáv

Segítségével le lehet szűkíteni a Számla táblázatban vagy a Tétel táblázatban megjelenő rekordok listáját egy adott évre vagy egy adott év adott hónapjára. A kategória sáv egy fa struktúrában hierarchikusan jeleníti meg azokat az éveket és hónapokat, amelyekben készült számla.

A lista egy elemét kiválasztva a táblázatban a kiválasztott évben vagy hónap kiválasztása esetén az adott hónapban készült rekordok jelennek meg. Az Összes számla lehetőséget kiválasztva az összes számla vagy számlatétel megjelenik (amennyiben nincs más szűrés beállítva a táblázatban).

Az egérrel duplán kattintva, vagy a billentyűzet jobbra és balra kurzor billentyűit használva lehet az évszámokat és hónapokat atrtalmazó fa egyes elemeit kinyitni és becsukni. A kinyitott évszám alatt lenyílnak az adott évszámhoz tartozó hónapok, amelyekben készült számla.

1.3. Központi panel

A központi panelen találhatók a táblázatok.

1.4. Alsó panel

A kiválasztott számla vagy számlatömb rekord adatait és a hozzá kapcsolódó rekordokat jeleníti meg. Az alsó sávban látható a kiválasztott rekord neve, sorszáma, a készítő felhasználó neve és a készítés ideje. Az alsó panelt a jobb szélén található lefelé illetve felfelé mutató nyíl ikonnal lehet elrejteni és megjeleníteni.

Az alsó panel tartalma számla rekord kiválasztása esetén:

  • Számla adatai
  • Számlatömb adatai
  • Vevő adatai
  • Kapcsolódó szolgáltatások
  • Kapcsolódó termékek

Az alsó panel tartalma számlatömb rekord kiválasztása esetén:

  • Számlatömb adatai
  • Kapcsolódó számlák

1.5. Másodlagos ablakok

A számla táblázatban kiválasztott vagy külön fülön megjelenített számlákat külön ablakban is meg lehet nyitni. A számlamegjelenítő ablak részei:

  1. Mentés gomb: a számla mentése PDF formátumban, erről a Mentés fájlba részben olvashat bővebben.
  2. Nyomtatás gomb: a számla nyomtatása. Hatására megjelenik az operációs rendszertől függő nyomtatási ablak.
  3. Méretező csúszka és gombok: a számlakép kicsinyítésére és nagyítására szolgál. Az egérkurzort a kép fölé helyezve a kép az egérgörgővel nagyítható és kicsinyíthető. Az egérgombot lenyomva tartva a számla lapjai mozgathatók.
  4. Számlakép

2. Számlázással kapcsolatos szabályok

Számlázás alapvető szabályai

Számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy az azt előállító számlázó program kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást. (2010. szeptember 27-től a számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példány.) Számítástechnikai úton előállított és papírra nyomtatott számla esetén a számla kibocsátójának olyan dokumentációval kell rendelkeznie, amely tartalmazza a program működésére, használatára vonatkozó részletes leírást, valamint a program készítője (vagy jogutódja) által, a számla kibocsátójának (a program használójának) címzett írásos nyilatkozatát arról, hogy a program maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. (A számlázó programok előzetes minősítése, vagy véleményezése nem tartozik az állami adóhatóság feladatkörébe.)

A számla eredeti és másolat példányát 2010 óta nem kell megkülönböztetni, a nemzetgazdasági miniszter rendelete 2010. szeptember 27-ével hatályon kívül helyezte azt a rendelkezést, amely szerint "A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra nyomtatása során biztosítania kell, hogy a számla eredeti és másolati példánya egymástól megkülönböztethető, és eredeti példányként csak 1 példányban legyen nyomtatható."

Különleges áfakategóriák

0%-os áfakódok

TAM Tárgyi adómentes
AMT Adómentes tevékenység
FOA Fordított adózás
AAM Alanyi adómentes
KSZ Különbözet szerint
KAM Közösségen belüli adómentes
THK ÁFA területi hatályon kívüli

Alanyi adómentesség (AAM)

Az alanyi adómentes adóalany alanyi adómentes minőségében olyan számlát állíthat ki, amelyben áthárított adó, illetőleg az adó tartalom meghatározására alkalmas százalékérték nem szerepel. Figyelemmel kell lenni arra, hogy az Áfa-törvény XIII. fejezetének előírásai alapján az alanyi adómentes adózó nem jár el minden ügyletében alanyi adómentes minőségében.

Fordított adózás (FOA)

Az adót a termék beszerzője, szolgáltatás igénybe vevője fizeti.

A fordított adózás a következő esetekben alkalmazható:

  1. Építési-szerelési munkával létrehozott ingatlan eladása, értékesítése
  2. Építésihatóságiengedély-köteles ingatlan létrehozás, bővítés, átalakítás, egyéb megváltoztatás szolgáltatás nyújtása
  3. Az 1) és 2) ponthoz tartozóan munkaerő kölcsönzése, kirendelése, személyzet rendelkezésre bocsátása
  4. Különböző fémek, hulladékok, törmelékek, visszanyert papír vagy karton, üvegcserép, üveghulladék, műanyag hulladék, forgács, használt vagy új rongy, kötél, használt akkumulátorok, elemek stb. értékesítés esetén
  5. Beépített ingatlan(rész), valamint az ehhez tartozó földrészlet értékesítése, ahol a használatban vételre jogosító engedély és az értékesítés között legalább 2 év eltelt, és amennyiben a terméket értékesítő adóalany élt adókötelességének választási jogával
  6. Adós és hitelező viszonylatában dologi biztosítékként lejárt követelés kielégítésének érvényesítésére irányuló termék értékesítése esetén
  7. Vállalkozásban használt 100.000 forint feletti tárgyi eszközök értékesítése, vagy szolgáltatás nyújtása, ha az értékesítő felszámolás vagy fizetésképtelenségét jogerősen megállapító eljárás hatálya alatt van
  8. Szén-dioxid kvóták értékesítése
  9. Mezőgazdaságban érintett termékek értékesítése (pl. kukorica, búza, árpa, rozs, zab, triticale, napraforgó-mag, repce- vagy olajrepcemag, szójabab)

A fordított adózás csak belföldön nyilvántartásba vett adóalanyok között alkalmazható, amennyiben egyik félnek sincs olyan, a törvényben szabályzott jogállása, amely alapján az adó a féltől ne lenne követelhető (pl. alanyi adómentesség).

Fordított adózás esetén az adó nem hárítható át, a számla adó nélkül kerül kiállításra és a vevő állípítja meg a fizetendő adót.

A számlával kapcsolatos követelmények fordított adózást alkalmazva:

  • A vevő adószámát fel kell tüntetni
  • A számla ÁFA felszámítás nélkül kerül kiállításra
  • Fel kell tüntetni, hogy a számla a fordított adózás hatálya alá esik és az  ÁFA-t a vevőnek kell megfizetnie

3. Hibaelhárítás

A hibaesetek kezelésére azért van szükség, hogy a jogszabályokban (24/1995. PM rendelet) szereplő, számlázással kapcsolatos elvárások teljesüljenek.

Ilyen fő elvárások:

  • A számlasorszám folyamatos és kihagyások nélküli növelése.
  • A számlát törölni, rontani nem lehet, csak sztornózni.

Általános hibaesetek

  • Számlanyomtatás közben a nyomtatóból kifogyott a festék, vagy más okból nem sikerült a számlát maradéktalanul kinyomtatni:
  1. Ellenőrizze és szükség esetén javítsa a nyomtatót!
  2. Keresse ki a számla táblázatban a számlát és a nyomtatás menü segítségével nyomtasson belőle annyi példányt, amennyi szükséges.
  • Gépleállás a számla szerkesztése közben: számla nem kerül rögzítésre, az éppen szerkesztett adatok elvesznek.
  • Gépleállás a számlaszerkesztés nyugtázása után a számla előnézet ablaknál, nyomtatás előtt: az előnézetben látható számlát nem rögzíti a program.
  • Gépleállás számla szerkesztés nyugtázása után, ha nincs előnézet: az aktuális nyomtatandó számlát nem rögzíti a program.
  • Gépleállás számla előnézeben a nyomtatás gomb lenyomását követően: az aktuális nyomtatandó számlát nem rögzíti a program.
  • Gépleállás a nyomtatás közben: attól függően, hogy a nyomtatás mely szakaszában történt a gépleállás, előfordulhat, hogy a számlát rögzítette a program, mielőtt a nyomtatás teljesen befejeződött volna. Teendők:
  1. Ellenőrizze, hogy a program rögzítette-e a számlát!
  2. Ha rögzítve van a számla, de a nyomtatónak nem sikerült maradéktalanul kinyomtatnia, nyomtasson másolatot a számláról.
  3. Ha a számla nincs rögzítve, de a nyomtatás sikeres (elméletileg nem fordulhat elő), akkor semmisítse meg a nyomtatott példányt, és hozzon létre új számlát!

Hibaesetek kliens módban

  • Kapcsolat megszakadása számlázás közben: az általános hibaesetekben gépleállás esetén leírt módon kell kezelni a problémát.