Adattáblák kezelése

Kapcsolódó szoftverek: GumiHotel 3, MunkaLap 3, RakTár 3, ÜgyfélTár 3, SzámlaTömb 3

Az adattáblák biztosítják Önnek a program testreszabhatóságát és a kívánt adatok rugalmas nyilvántartását.

Különleges lehetőségek:

  • Tetszőlegesen bővítheti a táblázatait a nyilvántartani kívánt adatoknak megfelelően
  • 6 féle adattípust állíthat be az oszlopokhoz
  • Automatikus listakészítés a táblázatba írt értékekről: legközelebb nem kell újra begépelni
  • Alapértelmezett értéket állíthat be
  • Kötelezővé teheti a kitöltést
  • A szám és dátum típus formátumát is módosíthatja
  • Az oszlopok sorrendje szabadon változhatható
  • Dátumok esetén az adott dátumhoz relatívan adhat meg alapértelmezett értékeket (pl. +2 év)
  • Táblázatok formátuma módosítható
  • Lomtár, hogy a törölt adatmezők visszaállíthatók legyenek

Tartalom

1. Alapfogalmak

2. Műveletek

3. Beállítások

1. Alapfogalmak

1.1. Adatmező

1.2. Adattábla

1.1. Adatmező

Az adatmező általában egy táblázathoz kötődik és egy oszlopnak felel meg a táblázatban. Új adatmezőt létrehozva a táblázat új oszloppal bővül, eltávolítva vagy kikapcsolva az adatmezőt a táblázat adott oszlopa is eltűnik.

Az adatmező jellemzői:

  • Adatmező neve: a táblázatoszlop feliratát határozza meg.
  • Típusa:
    • Dátum
    • Egész szám
    • Logikai (igen/nem)
    • Pénzösszeg
    • Szöveges
    • Tört szám
  • Aktív: meghatározza, hogy az adatmező és a táblázatoszlopa látható-e.
  • Szerkeszthető: ha szerkeszthető az adatmező, akkor tetszőleges értéket írhat be a helhasználó, ha nem szerkeszthető, akkor csak a listából választhat.
  • Kötelező: ha kötelező az adatmező, üresen nem engedi menteni.
  • Automatikus lista: a rekordok szerkesztése során az adatmezőbe írt érték hozzáadódik a listához, így legközelebb nem szükséges újra begépelni. A lista automatikusan bővül, de lehetőség van a lista kézi szerkesztésére is az adott adattábla beállításainál. Az automatikus lista funkciót akkor érdemes bekapcsolni, ha a mező értékei nem egyediek, hanem egy szűkebb halmazt alkotnak, azaz több mezőbe is várhatóan ugyanazt a néhány értéket fogjuk írni. (Pl. a gépkocsik táblázatban a "Típus" mező esetén érdemes bekapcsolni az automatikus listát, mert a gépkocsik típusai valószínüleg a néhány leggyakoribb típus valamelyikébe fognak tartozni. A "Gyártási szám" mezőnél viszont nem érdemes bekapcsolni, mert minden készülék gyártási száma más, és feleslegesen készítenénk listát az alvázszámokról.)
  • Alapértelmezett érték: új rekord létrehozásakor automatikusan az alapértelmezett érték kerül az adatmezőbe. Akkor érdemes alapértelmezett értéket beállítani, ha a legtöbb rekord esetén ugyanazt az értéket kell rögzíteni, és csak kivételes esetekben kell rajta változtatni. (Pl. "Értesítést kér" adatmező esetén érdemes az "Igen" alapértelmezett értéket beállítani, ha minden új ügyfél automatikusan kap értesítést, kivéve, ha jelzi, hogy nem kér. A "Kapcsolattartó" mező esetén viszont nem érdemes alapértelmezett kapcsolattartót megadni, hiszen minden cégnek más a kapcsolattartója.)
  • Formátum: szám és dátum típusú adatmező formátuma.
  • Minimum: szám típusú adatmezőbe írható minimális érték.
  • Maximum: szám típusú adatmezőbe írható maximális érték.

Az egyes adatmezőtípusok módosítható jellemzői:

  • Dátum
    • Aktív
    • Szerkesztendő
    • Kötelezően kitöltendő
    • Automatikus lista
    • Formátum
    • Alapértelmezett
    • Emlékeztető automatikus bekapcsolása
  • Egész szám
    • Aktív
    • Szerkesztendő
    • Kötelezően kitöltendő
    • Összegszámítás
    • Automatikus lista
    • Formátum
    • Alapértelmezett
    • Minimum
    • Maximum
  • Logikai (igen/nem)
    • Aktív
    • Kötelezően kitöltendő
    • Alapértelmezett
  • Pénzösszeg
    • Aktív
    • Szerkesztendő
    • Kötelezően kitöltendő
    • Összegszámítás
    • Automatikus lista
    • Formátum
    • Alapértelmezett
    • Minimum
    • Maximum
  • Szöveges
    • Aktív
    • Szerkesztendő
    • Kötelezően kitöltendő
    • Automatikus lista
    • Alapértelmezett
  • Tört szám
    • Aktív
    • Szerkesztendő
    • Kötelezően kitöltendő
    • Összegszámítás
    • Automatikus lista
    • Formátum
    • Alapértelmezett
    • Minimum
    • Maximum

1.2. Adattábla

Az adattábla egy táblázat, amely megjeleníti egy kiválasztott rekordhoz tartozó adatmezők tartalmát.

Az adattáblázat két fő típusa:

  1. Statikus adattábla: nem kötődik táblázathoz, tartalma általában a helyi gépen tárlódik. Ilyen pl. a programokban a szervezet adatait tartalmazó táblázat.
  2. Dinamikus adattábla: táblázathoz kötődik, minden mezője a táblázatban egy táblázatoszlopnak felel meg. A dinamikus adattábla mindig egy konkrét táblázatrekord, vagy rekord létrehozásakor a létrehozandó rekord adatmezőit tartalmazza.

Az adattáblázat két megjelenési formája a szerkeszthetőség szempontjából:

  1. Adattábla szerkesztő: az adattábla adattartalmának szerkesztésére szolgál.
  2. Adattábla megjelenítő: az adattábla adattartalmának megjelenítésére szolgál.

2. Műveletek

2.1. Új adatmező létrehozása

2.2. Adatmezőhöz tartozó táblázatoszlop megjelenítése a táblázatban

2.3. Adatmező szerkesztése

2.4. Adatmezők sorrendjének módosítása

2.5. Adatmező kikapcsolása

2.6. Adatmező végleges törlése

2.1. Új adatmező létrehozása

  1. Az adattáblán kattintson a beállítás gombra
  2. Válassza az Adattábla szerkesztése... menüpontot
  3. Az adattábla szerkesztése ablakban válassza az Új adatmező hozzáadása gombot
  4. Az adatmező szerkesztő ablakban töltse ki az adatmező nevét, típusát és egyéb adatait
  5. Nyugtázza a szerkesztést

Fontos: a létrehozott adatmező típusa később nem módosítható. Mindig körültekintően határozza meg az adattípust!

2.2. Adatmezőhöz tartozó táblázatoszlop megjelenítése a táblázatban

  1. Nyissa meg a táblázatot, amelyhez az az adattábla kapcsolódik, amelynek az adatmezőjét a táblázatban meg szeretné jeleníteni.
  2. A táblázat jobb felsdő sarkában kattintson a Beállítások gombra.
  3. A megjelenő menüben válassza a Látható oszlopok... menüpontot.
  4. Megjelenik a táblázat oszlopainak nevét tartalmazó lista.
  5. Az oszloplistában kapcsolja be a megfelelő oszlopot.
  6. Válassza az Ok gombot.

2.3. Adatmező szerkesztése

  1. Az adattáblán kattintson a beállítás gombra
  2. Válassza az Adattábla szerkesztése... menüpontot
  3. Az adattábla szerkesztése ablakban válassza ki az adatmezőt.
  4. A szerkesztéshez kattintson duplán az adatmező nevére vagy válassza a szerkesztés gombot.
  5. Az adatmező szerkesztő ablakban végezze el a kívánt módosításokat.
  6. Nyugtázza a szerkesztést

2.4. Adatmezők sorrendjének módosítása

Az adatmezők sorrendje határozza meg, hogy:

  • Dinamikus adattábla esetén az adatmezőkhöz tartozó táblázatoszlopok a táblázatban milyen sorrendben jelennek meg.
  • Statikus adattábla esetén a nyomtatványokon milyen sorrendben jelennek meg az adatmezők.

Az adatmezők sorrendjének módosítása:

  1. Az adattáblán kattintson a beállítás gombra
  2. Válassza az Adattábla szerkesztése... menüpontot
  3. Az adattábla szerkesztése ablakban válassza ki az adatmezőt.
  4. Az adatmező rekord sorában található zöld nyilakra kattintva módosítsa az adatmező helyét. Ha jobb egérgombbal az adatmezőre kattint, a megjelenő menüben szerepelnek a lista Elejére és Végére gombok, amelyek segítségével könnyedén az adatmező könnyedén a lista elejére vagy végére helyezhető.
  5. Nyugtázza a szerkesztést

2.5. Adatmező kikapcsolása

  1. Az adattáblán kattintson a beállítás gombra
  2. Válassza az "Adattábla szerkesztése..." menüpontot
  3. Az adattábla szerkesztése ablakban válassza ki a kikapcsolni kívánt adatmezőt
  4. A megjelenő adatmező szerkesztő ablakban kapcsolja ki az "Aktív" pipát
  5. Nyugtázza a szerkesztést

2.6. Adatmező végleges törlése

Figyelem: az adatmező végleges törlése során a táblázatból végleg törlődik az adott oszlop az összes adattal, ami az oszlopban található, ezért csak az "Adatok tömeges törlése" joggal rendelkező felhasználó vagy rendszergazda végezheti.

  1. Az adattáblán kattintson a beállítás gombra
  2. Válassza az "Adattábla szerkesztése..." menüpontot
  3. Az adattábla szerkesztése ablakban kattintson a lomtár gombra
  4. Válassza ki a törlendő adatmezőt
  5. Nyomja meg az "Adatmező végleges törlése" gombot, vagy a billentyűzeten a DELETE billentyűt
  6. Nyugtázza a végleges tölést

3. Beállítások

  • Vízszintes elrendezés: több oszlop esetén ez határozza meg, hogy az adattáblában milyen irányban rendeződnek az adatmezők: vízszintesen (balról jobbra), vagy függőlegesen (fentről lefelé).
  • Oszlopok száma: az adatmezők hány oszlopba rendeződnek.
  • Mezőnév formátum: a mező nevének szövegformátuma: félkövér, dőlt, szürke kiemelés kettősponttal vagy anélkül.
  • Adatformátum: adat szövegformátuma: félkövér, dőlt, szürke kiemelés.
  • Adattábla szerkesztése:
    • adatmező létrehozása
    • adatmező szerkesztése
    • adatmezők sorrendjének módosítása
    • adatmező lomtárba helyezése
    • adatmező végleges törlése
    • adatlista szerkesztése