Kapcsolódó szoftverek: MunkaLap 3


A munkalapok rekordok, amelyek hibalista, munkák és alkatrészek és sok más dolog nyilvántartására szolgálnak.

Tartalom

1. A munkalap modul részei és használata

2. Adatstruktúra

1. A munkalap modul részei és használata

Ez a rész a Munkalap modul felületével foglalkozik, amely beágyazódik a programba. A Munkalap modul grafikus felülete a következő nagyobb részekre tagolódik:

1.1. Modul menüsor

1.2. Központi panel

1.3. Alsó panel

1.1. Modul menüsor

A legfontosabb vezérlő elemeket tartalmazza, mint az új munkalap létrehozása és egyéb rekordokkal kapcsolatos műveletek. Alapesetben a program menüsor alatti sávban található. Ha a program menüsor át van helyezve az ablak felső részéről más helyre, vagy a program teljes képernyős módban van, akkor a modul menüsor közvetlenül a program fejléce alatt található, vagy az ablak legfelső részén, ha a fejléc nem látható. A Modul menüsor a következő menüpontokat tartalmazza:

1.1.1. Új munkalap (Alt + U)

1.1.2. Klónozás (Alt + C)

1.1.3. Szerkesztés (Alt + S)

1.1.4. Törlés (Alt + T)

1.1.6. Tételek (Alt + L)

1.1.7. Nyomtatás (Alt + N)

1.1.8. Másolás vágólapra (Alt + M)

1.1.9. Számla (Alt + P)

1.1.10. E-mail (Alt + E)

1.1.11. Export (Alt + O)

1.1.12. Beállítások (Alt + B)

1.1.13. Teljes képernyő (Alt + ↑)

1.1.14. Gyorsbillentyűk (Alt + G)

1.1.1. Új munkalap (Alt + U)

Új munkalapot hozhat létre a kék plusz gomb vagy az [Alt + U] bullentyűkombináció használatával. Az adatok kitöltésének sorrendje nincs meghatározva, az alábbi példa csak egy támpontot ad hozzá.

Az új munkalap adatainak kitöltése:

  1. Állapot kiválasztása: a munkák állapotának megfelelően kell kiválasztani.
    • Bejelentett: hibabejelentés esetén praktikus, ha más személy végzi a bejelentések rögzítését és a munka regisztrálását.
    • Függő: ha a munkát csak később kezdik valamilyen oknál fogva (munka megszervezése, készlethiány, időhiány, munkaerőhiány, felettes jóváhagyása). Amennyiben szükség van a halasztás pontos okának rögzítésére, célszerű egy újabb adatmezőt felvenni a munkalap modulban, erről az Adattáblák kezelése részben olvashat.
    • Nyitott: a munka folyamatban van vagy hamarosan megkezdődik.
    • Elkészült: a megrendelt munka elkészült (és a felettes jóváhagyta), de nincs még kifizetve.
    • Lezárt: az ügyfél kifizette a munka ellenértékét.
  2. Tárgy és ügyfél kiválasztása: munkalaphoz ügyfél és tárgy is kapcsolható, de ezek nélkül is készíthető munkalap. Az Adatstruktúra részben található egy diagramm, amely az Ügyfél, a Tárgy és a Munkalap rekordok lehetséges kapcsolódásait szemlélteti.
    • Regisztrált tárgy és ügyfél esetén, ha tárgyat szeretne a munkalaphoz rendelni:
    1. Vigye a kurzort a tárgyválasztó szöveges mezőjébe.
    2. Kezdje el gépelni a tárgy nevét vagy azonosító kódját, vagy az ügyfél nevét. A keresőmező alatt megjelenik a táblázat a találati listával. A program csak a táblázat oszlopait a táblázat jobb felső sarkában található kis ikonra kattintva és a Látható oszlopok... menüpontot választva teheti láthatóvá. A táblázat beálíltásainak szerkesztéséről a Táblázat modul részben talál részletes leírást.
    3. A felugró listában a kurzorbillentyűkkel válassza ki a megfelelő tárgyat, majd nyomja le az ENTER billenytűt, vagy duplán kattintson rá az egérrel.
    4. Ha a leugró listában mégsem találja a tárgyat vagy az ügyfelet, a táblázat gomb segítségével nyissa meg a tárgy táblázatot és próbálja megkereseni egyéb adatok alapján.
    5. Ha van kiválasztott ügyfél és tárgy, az ügyfél mezőben megjelenik az ügyfél neve a tárgy mezőben pedig a tárgy azonosítója, a mezők mellett a sorszámuk, és egy új fülön megjelenik a kiválasztott tárgy adatlapja, az ügyfél adataival.
    6. Ha másik tárgyat rendelne a munkalaphoz, vagy mégsem szeretne hozzá tárgyat rendelni, a piros x gombbal törölheti a kiválasztást. Ez esetben a tárgy és ügyfél rekordok nem törlődnek az adatbázisból, csak a munkalapról.
    7. Módosíthatja az ügyfél vagy a tárgy adatait, ha a ceruza ikonra kattint. A módosítások során frissülnek az ügyfél és a tárgy törzsadatai.
    • Regisztrált ügyfél esetén ha ügyfelet szeretne a munkalaphoz rendelni:
    1. Vigye a kurzort az ügyfélválasztó szöveges mezőjébe.
    2. Kezdje el gépelni az ügyfél nevét vagy azonosító kódját.
    3. A felugró listában a kurzorbillentyűkkel válassza ki a megfelelő ügyfelet, majd nyomja le az ENTER billenytűt, vagy duplán kattintson rá az egérrel.
    4. Ha a leugró listában mégsem találja az ügyfelet, a táblázat gomb segítségével nyissa meg az ügyfél táblázatot és próbálja megkereseni egyéb adatok alapján.
    5. Ügyfél kiválasztása esetén a tárgy mezőben automatikusan csak a kiválasztott ügyfelek közül lehet választani.
    6. Ha van kiválasztott ügyfél, az ügyfél mezőben megjelenik az ügyfél neve és a mező mellett az ügyfél sorszáma és egy új fülön megjelenik a kiválasztott ügyfél adatlapja.
    7. Ha másik ügyfelet vagy tárgyat rendelne a munkalaphoz, vagy mégsem szeretne hozzá ügyfelet rendelni, a piros x gombbal törölheti a kiválasztást. Ez esetben az ügyfél rekord nem törlődik az adatbázisból, csak a munkalapról.
    8. Módosíthatja az ügyfél adatait, ha a ceruza ikonra kattint. A módosítások során frissülnek az ügyfél törzsadatai.
    • Regisztrált tárgy esetén, ha tárgyat szeretne a munkalaphoz rendelni és az ügyfél már ki van választva:
    1. Vigye a kurzort a tárgyválasztó szöveges mezőjébe.
    2. Kezdje el gépelni a tárgy nevét vagy azonosító kódját.
    3. A felugró listában a kurzorbillentyűkkel válassza ki a megfelelő tárgyat, majd nyomja le az ENTER billenytűt, vagy duplán kattintson rá az egérrel.
    4. Ha a leugró listában mégsem találja a tárgyat, a táblázat gomb segítségével nyissa meg a tárgy táblázatot és próbálja megkereseni egyéb adatok alapján.
    • Regisztrált ügyfél és még nem regisztrált tárgy esetén:
    1. A regisztrált ügyfelet a tárgy létrehozása előtt és közben is kiválaszthatja, ha előtte választja ki, akkor az új tárgy létrehozása során már automatikusan az adot tügyfél lesz kiválasztva.
    2. Válassza a tárgy választó zöld plusz gombját az új tárgy létrehozásához.
    3. Töltse ki a tárgy adatait. Új tárgy létrehozásáról és a tárgy adatainak kitöltéséről a Tárgy modul leírásában tájékozódhat.
    • Új tárgy és új ügyfél:
      • Új ügyfelet és tárgyat a keresősáv jobb oldalán látható zöld plusz gombot választva regisztrálhat. Az új ügyfél adatainak a kitöltéséről az Ügyfél modul leírásában olvashat, az új tárgy adatainak kitöltéséről pedig a Tárgy modul leírásából tájékozódhat.
      • Új tárgy esetén kezdheti az új ügyfél rögzítésével is, mert a tárgy létrehozása során a program a tárgyhoz automatikusan hozzárendeli a kiválasztott ügyfelet.
  3. Készítés ideje: a munkalap készítésének az ideje. A dátumok módosítása jogosultsághoz kötött. A felhasználók jogosultságainak kezeléséről a Felhasználók és jogosultságok részben olvashat.
  4. Határidő: a megrendelet munkák elkészülésének határideje. Ha kitölti, az Határidő modulban a dátum közeledtével a munkalap megjelenik a listában, illetve a program állapotsávjában a figyelmeztetések között. Ha a munkalap Elkészült vagy Lezárt állapotba kerül, a figyezmeztetések eltűnnek.
  5. Elkészülés ideje: csak akkor látszik, ha a munkalap elkészült, lezárt vagy érvénytelen állapotban van.
  6. Lezárás ideje: csak akkor látható, ha a munkalap lezárt vagy érvénytelen állapotban van.
  7. Hibák, szolgáltatások, termékek:
    • Regisztrált hiba, szolgáltatás vagy termék kiválasztásásához vigye a kurzort a mezőbe és kezdje el gépelni a megnevezést, a felugró ablakban megjelennek a találatok. A kurzor billentyűkkel lépkedhet a találatok között és az ENTER billentyűvel vagy dupla egérkattintással hozzáadhatja a listához a kiválasztott rekordot.
    • Amennyiben a termék modul beállításaiban a negatív készlet nincs engedélyezve, készletről kifogyott termékeket nem lehet kiválasztani, a listában nem jelennek meg.
    • Új hiba, szolgáltatás, termék hozzáadásához használja a zöld plusz gombot.
    • Ha termék modul beállításaiban a közvetlen készletmódosítás nincs engedélyezve, új terméket csak bevételezéssel, a raktár modulban lehet bevinni.
    • Ha átírja a kiválasztott termék/szolgáltatás adatait, akkor a beállításoktól függően a program rákérdez a törzsadatok frissítésére vagy frissíti a törzsadatokat vagy nem frissíti őket. Azt, hogy az adatok átírása esetén a program mit tegyen, az adott modul (Hiba modul, Szolgáltatás modul, Termék modul) beállításaiban lehet megadni.
    • Egyszerre több hibát, szolgáltatást és terméket is hozzáadhat a munkalaphoz, ha a táblázat gombra kattintva a listában a Ctrl vagy a Shift billentyű nyomva tartása mellett több rekordot kiválaszt.
  8. Kedvezmény: a munkalaphoz adott szolgáltatások és termékek kedvezményének egységes beállítása. Választhat, hogy a jelenlegi tételekre, vagy a később hozzáadott tételekre is vonatkozzon a kedvezmény.
  9. Áfakulcs: a munkalaphoz adott szolgáltatások és termékek áfakulcsának egységes módosítására. Választhat, hogy a jelenlegi tételekre, vagy a később hozzáadott tételekre is vonatkozzon az áfakulcs. Ez a funkció külföldre készített, áfa hatályán kívül eső munkák esetén hasznos.
  10. Előleg: maximum a munkalap összegének megfelelő előleg adható. Előleget a termékek hozzáadást követően lehet adni, mert a programnak tudnia kell, hogy mely termékekre vonatkozik az előleg és hogy milyen áfakategóriába vagy több különböző áfájú tétel esetén milyen áfakategóriákba esik. Ha előleget állít be, és az Előlegszámla készítése kapcsoló be van állítva, akkor a munkalap mentése után a program automatikusan előlegszámlát készít. A munkalap mentését követően, utólg is készíthet előleg számlát a számla gombot választva. A számlázás funkcióról a Számla szakaszban és a Számla modul leírásában olvashat.
  11. Fizetett: a munkát kifizették.
  12. Adatok, megjegyzés, csatolt fájlok, számlák, belső megjegyzés:
  13. Munkalap rögzítésésnek nyugtázása: az OK gombra kattintva.
  14. Munkalaprögzítés elvetése: ha a Mégsem gombra kattint, a létrehozott tárgy és ügyfél az adatbázisban marad, a hozzáadott új hibák, szolgáltatások és termékek viszont nem rögzülnek.

1.1.2. Klónozás (Alt + C)

A klónozás a kiválasztott munkalapról készít másolatot.

1.1.3. Szerkesztés (Alt + S)

A táblázatban kiválasztott munkalap szerkesztésekor a szokásos szerkesztőablak jelenik meg, melynek használatáról az Új munkalap készítéséről szóló rész ír részletesen.

A különböző állapotú munkalapok egyes mezőinek szerkeszthetősége, amennyiben a felhasználó rendelkezik a szerkesztéshez szükséges jogosultságokkal:

  Bejelentett Függő Nyitott Elkészült Lezárt
Állapot
Felelős
Tárgy és ügyfél    
Készítés ideje    
Határidő    
Elkészülés ideje    
Lezárás ideje  
Hibák és tételek    
Kedvezmény    
Áfakulcs    
Előleg    
Fizetett
Adatok  
Megjegyzés
Csatolt fájlok
Belső megjegyzés

 

1.1.4. Törlés (Alt + T)

A kiválasztott munkalap végleges törlése. Nem visszavonható.

1.1.6. Tételek (Alt + L)

A munkalap táblázatban kiválasztott munkalaprekordok tételeit gyűjti ki egy külön tétel táblázatba.

1.1.7. Nyomtatás (Alt + N)

1.1.7.1. Adatlap

1.1.7.2. Munkamegrendelő

1.1.7.3. Szállítólevél

1.1.7.4. Árajánlat

1.1.7.5. Díjbekérő

1.1.7.6. Pro forma számla

1.1.7.7. Átvételi elismervény (átvételhez)

1.1.7.8. Átvételi elismervény (átadáshoz)

1.1.7.9. Jótállási jegy

1.1.7.10. Munkalap

1.1.7.11. Biankó munkalap

1.1.7.12. Sablon munkalap

1.1.8. Másolás vágólapra (Alt + M)

Munkalap adatok másolása vágólapra:

1.1.8.1. Másolás szövegként

1.1.8.2. Másolás HTML-ként

1.1.8.3. Postai cím másolása

1.1.8.4. E-mail címek másolása

1.1.9. Számla (Alt + P)

A munkalap tételeit csak egyszerre lehet számlázni, több munkalaphoz készíthető egy közös számla. A számlázott munkalapnál, terméknél és szolgáltatásoknál megjelenik a számla ikon.

A munkalaphoz készíthető számlák:

  • Előleg számla: ha a munkalap szerkesztésekor beállít előleget, a program automatikusan képes előleg számlát kiállítani, amelynek az összege a végső számlából levonódik egy negatív előjelű Előleg tétel formájában. Az előlegről részletesebben az Új munkalap szakaszban olvashat részleteket.
  • Normál számla: egy munkalaphoz készített számla.
  • Csoportos számla: több munkalap tételeit egyesítő számla.
  • Sztornó számla: a munkalaphoz kapcsolódó számal sztornózása. Ha a munkalaphoz készült már számla, akkor a munkalapot kiválasztva és a számla gombra kattintva a program automatikusan sztornó számlát készít. Ha a munkalaphoz kapcsolódó számlák sztornózva vannak, akkor a számla gomb ismételt használatával új számla készíthető.

1.1.10. E-mail (Alt + E)

1.1.14.1. Új e-mail:  Új e-mail küldése a kiválasztott munkalapok adataiban szereplő e-mail címekre.

1.1.14.2. Új sablon: Új, munkalap modulhoz kapcsolódó e-mail sablon készítése.

1.1.14.3. Rekord küldése e-mailen: A menüpontot választva megnyílik az e-mail szerkesztő ablak, amelybe a program belecsatolja a munkalap HTML formátumú példányát, a címzett mezőbe pedig bemásolja a munkalap rekord mezőiben található e-mail címeket.

1.1.14.4. e-mail címek másolása: A kiválasztott munkalapok adataiban szereplő szereplő e-mail címek másolása vágólapra.

Az e-mail küldéssel kapcsolatban az E-mail modul részben olvashat bővebben.

1.1.11. Export (Alt + O)

A munkalap táblázat vagy a munkalap tétel táblázat rekordjainak fájlba mentése. Lehetőség van az összes rekor és csak a kiválasztott rekordok exportálására. Szűrés esetén csak a szűrt rekordok kerülnek exportálásra. A menüpontot választva megjeleni az export ablak. Az export ablak működésének részletes leírása az Általános funkciók rész Táblázatok részében olvasható.

1.1.12. Beállítások (Alt + B)

A beállítások a program telepítési könyvtárában tárolódnak az adatbázistól függetlenül. A beállítások a program főmenüjében található Beállítások mentése menü segítségével menthetők ki fájlba és az ugyanott található Beállítások betöltése menüvel tölthetők vissza. A munkalap modul beállításai:

  1. Alapértelmezett munkalap állapot
  2. Profit megjelenítése a láblécen
  3. A tételek automatikus elkészültté tétele a munkalap elkészültekor
  4. Figyelmeztetés kifizetetlen munkalap lezárásakor
  5. Felelős automatikus beállítása új munkalap létrehozásakor
  6. Számla teljesítésének kelte
  7. Figyelmeztetés több munkalap csoportos számlázásakor
  8. Figyelmeztetés, ha a csoportosan számlázandó munkalapok ügyfelei nem azonosak
  9. Figyelmeztetés, ha nincs ügyfél rendelve a munkalaphoz
  10. Figyelmeztetés, ha nincs tárgy rendelve a munkalaphoz

1.1.13. Teljes képernyő (Alt + ↑)

A teljes képernyős üzemmőd be- és kikapcsolása. Ha a teljes képernyős üzemmód aktív, a program fő menüsávja nem látható.

1.1.14. Gyorsbillentyűk (Alt + G)

A ► jel jelentése a táblázatokban: két egymást követő billentyűkombináció, amelyeket egymás után kell alkalmazni.

   
Új Alt  + U
Klónozás Alt  + C
Szerkesztés Alt  + S
Törlés Alt  + T
Tételek Alt  + L
Nyomtatás Alt  + N
Másolás Alt  + M
Számla Alt  + P
E-mail Alt  + E
Export Alt  + O

Beállítások Alt + B
Teljes képernyű Alt  + Fel
Gyorsbillentyűk Alt  + G

 

1.2. Központi panel

A központi panelen a következő fülek láthatók:

  • Munkalapok
  • Függő munkalapok
  • Nyitott munkalapok
  • Elkészült munkalapok
  • Lezárt munkalapok
  • Keresés

1.3. Alsó panel

A kiválasztott munkalap rekord adatait és a hozzá kapcsolódó rekordokat jeleníti meg. Az alsó sávban látható a kiválasztott rekord neve, sorszáma, a készítő felhasználó neve és a készítés ideje. Az alsó panelt a jobb szélén található lefelé illetve felfelé mutató nyíl ikonnal lehet elrejteni és megjeleníteni.

Az alsó panel tartalma munkalap rekord kiválasztása esetén:

  • Munkalap adatai
  • Tárgy adatai (ha van kapcsolódó tárgy)
  • Ügyfél adatai (ha van kapcsolódó ügyfél)
  • Kapcsolódó hibák
  • Kacsolódó szolgáltatások
  • Kapcsolódó termékek
  • Kapcsolódó számlák

2. Adatstruktúra

A munkalapok kapcsolódhatnak ügyfélhez és tárgyhoz, vagy egyikhez sem. Ha egy munkalap nem kapcsolódik sem tárgyhoz sem ügyfélhez, a munkalaphoz készített nyomtatványokon nem jelennek meg az ügyfél adatai.

A rekordok lehetséges kapcsolódása:

  • Munkalap - Tételek
  • Ügyfél - Munkalapok - Tételek
  • Ügyfél - Tárgy - Munkalapok - Tételek